1. Vastutav töötleja
Isikuandmete vastutav töötleja on Refact OÜ, registrikood 17573622, aadress Peterburi tee 46, 11415 Tallinn, Eesti (edaspidi „Refact“ või „meie“).
Isikuandmete töötlemisega seotud küsimuste ja õiguste teostamise taotluste korral palume kirjutada aadressil info@refact.ee või saata kiri eespool märgitud postiaadressile.
Käesolev poliitika kehtib:
- Refacti veebilehe, sealhulgas domeeni refact.ee, külastajatele;
- inimestele, kes võtavad meiega ühendust telefoni, e-posti, Telegrami, WhatsAppi või muu enda valitud kanali kaudu;
- klientidele ja klientide esindajatele, kes tellivad diagnostika-, remondi-, hooldus-, andmetaaste- või andmeedastusteenuse;
- Refacti ruumide külastajatele;
- füüsilisest isikust tarnijatele, koostööpartneritele ja nende esindajatele.
Töötajate ja kandidaatide andmete töötlemist käsitleb vajaduse korral eraldi sisemine teave.
2. Töödeldavad isikuandmed
Olenevalt olukorrast võime töödelda järgmisi andmeid.
2.1. Pöördumis- ja kontaktandmed
- ees- ja perekonnanimi;
- telefoninumber, e-posti aadress ja kasutajanimi sõnumirakenduses;
- kirjavahetuse, kõne või pöördumise sisu;
- eelistatud keel ja suhtlusviis.
2.2. Tellimuse ja seadme andmed
- teave tellitud teenuse, rikke, diagnostika, tehtud tööde, varuosade, hinna ja garantii kohta;
- seadme mark, mudel, seerianumber, IMEI või muu tunnus;
- seadme välisseisund, komplektsus ja fotod, kui need on vajalikud seisundi või remondi dokumenteerimiseks;
- vastuvõtmise ja üleandmise kuupäevad, tellimuse number, allkirjad ning muud teenindusdokumentide andmed.
2.3. Juurdepääs seadmele ja selles olevatele andmetele
Diagnostika või tellitud teenuse osutamiseks võib vahel olla vajalik avamiskood, PIN-kood, parool või ajutine juurdepääs kontole. Küsime selliseid andmeid ainult juhul, kui kokkulepitud tööd ei ole ilma nendeta mõistlikult võimalik teha.
Me ei vaata isiklikke faile, sõnumeid, fotosid ega seadme muud sisu ilma vajaduseta. Juurdepääs on lubatud ainult ulatuses, mis on vajalik diagnostikaks, tulemuse kontrollimiseks, andmete edastamiseks või taastamiseks ning on otseselt seotud kliendi antud ülesandega.
Kui remondi käigus luuakse andmetest ajutine koopia, kasutatakse seda üksnes kokkulepitud teenuse jaoks. Üldjuhul kustutatakse koopia kohe pärast tulemuse edukat üleandmist, kuid hiljemalt 7 päeva jooksul pärast seadme või tulemuse üleandmist, välja arvatud juhul, kui on kokku lepitud teisiti või säilitamine on vajalik intsidendi lahendamiseks.
Juurdepääsukoode ja paroole ei lisata raamatupidamisdokumentidesse ning need kustutatakse kohe pärast töö lõpetamist või seadme tagastamist, olenevalt sellest, kumb toimub varem. Võimaluse korral soovitame kliendil luua ajutise koodi või eraldi konto ning muuta kood pärast seadme kättesaamist.
2.4. Makse- ja raamatupidamisandmed
- maksja nimi või ärinimi;
- arve, makse ja pangatehingu andmed;
- arvel, maksedokumendil ning raamatupidamis- ja maksuarvestuses nõutavad andmed;
- teave võlgnevuste ja tagasimaksete kohta.
Me ei saa ega säilita pangakaardi täielikke andmeid, kui makse tehakse panga või makseteenuse kaudu.
2.5. Veebilehe külastamine
Veebilehel ei ole Refacti enda kontaktivormi, kasutajakontot ega e-poodi. Tavapärase külastuse ajal võib veebilehe taristu siiski tehniliselt töödelda IP-aadressi, päringu kuupäeva ja kellaaega, külastatud lehe aadressi, brauseri ja seadme tüüpi, ligikaudset riiki, suunavat lehte, tehnilisi logisid ning veateavet. Seda on vaja veebilehe edastamiseks, kaitsmiseks, tõrkeotsinguks ja koondstatistikaks.
Kasutame Frameri sisseehitatud analüütikat, mis on mõeldud koondstatistika saamiseks, töötab ilma analüütikaküpsisteta ning mida me ei kasuta külastajate reklaamiprofiilide koostamiseks.
Veebileht võib laadida Google Fontsi fonte. Fontide otselaadimisel loob brauser ühenduse Google’i serveritega ning Google saab tehniliselt IP-aadressi ja tavapärased päringuandmed. Sellise edastamise vähendamiseks võib Refact minna üle fontide kohalikule majutamisele.
2.6. Videovalve
Kaamerad paiknevad sissepääsu juures ja kliendialal. Videovalvet kasutatakse inimeste turvalisuse, seadmete ja muu vara kaitse, varguste, kahjustuste ja muude intsidentide ennetamise ning uurimise ja vaidlusaluste sündmuste asjaolude tuvastamise eesmärgil.
Kaameraid ei kasutata näotuvastuseks, turunduseks ega töötajate töö süstemaatiliseks kontrollimiseks. Helisalvestust ei tehta. Valveala ei hõlma kohti, kus inimesel on kõrgendatud ootus privaatsusele.
Salvestisi säilitatakse üldjuhul kuni 30 päeva, misjärel need kustutatakse või kirjutatakse automaatselt üle. Intsidendi, nõude või menetlusega seotud väljavõtet võib säilitada kauem — uurimise, nõude lahendamise või seadusest tuleneva tähtaja lõpuni.
Salvestistele pääsevad ligi ainult Refacti volitatud isikud. Õigusliku aluse olemasolul võidakse salvestis edastada politseile, kindlustusandjale, õigusnõustajale, kohtule või muule pädevale asutusele.
3. Töötlemise eesmärgid ja õiguslikud alused
| Eesmärk | Õiguslik alus |
|---|---|
| Pöördumisele vastamine, pakkumise koostamine, tellimuse vastuvõtmine ja täitmine ning suhtlus remondi või garantii kohta | Lepingu sõlmimine ja täitmine — IKÜM artikli 6 lõike 1 punkt b |
| Seadme diagnostika, sellele juurdepääs ning andmete edastamine või taastamine kliendi ülesandel | Lepingu täitmine — IKÜM artikli 6 lõike 1 punkt b; toiminguid tehakse ainult kliendi ülesande piires |
| Arvete esitamine, raamatupidamis- ja maksuarvestus ning vastamine ametiasutustele | Juriidilise kohustuse täitmine — IKÜM artikli 6 lõike 1 punkt c |
| Refacti ja kliendi õiguste kaitse, nõuete lahendamine, pettuste vältimine ning võrgu- ja infoturve | Õigustatud huvi — IKÜM artikli 6 lõike 1 punkt f |
| Videovalve sissepääsu juures ja kliendialal | Õigustatud huvi inimeste turvalisuse ja vara kaitse vastu — IKÜM artikli 6 lõike 1 punkt f |
| Veebilehe tehniline toimimine ja koondstatistika | Õigustatud huvi veebilehe pakkumise, kaitsmise ja parandamise vastu — IKÜM artikli 6 lõike 1 punkt f |
| Toimingud, mida ei ole lepingu täitmiseks vaja ja mis põhinevad inimese vabal valikul | Nõusolek — IKÜM artikli 6 lõike 1 punkt a; nõusoleku võib igal ajal tagasi võtta |
Me ei tee üksnes automatiseeritud töötlemisel põhinevaid otsuseid, millel on inimesele õiguslik või samaväärselt oluline mõju, ega koosta reklaamiprofiile.
4. Andmete allikad
Üldjuhul saame andmed inimeselt endalt või tema esindatavalt organisatsioonilt. Veebilehe tehnilised andmed tekivad brauseri ja veebitaristu kasutamisel. Makseandmeid võime saada pangalt. Seaduslikul juhul võivad andmed pärineda ametiasutuselt, kindlustusandjalt, kullerilt, varuosade tarnijalt või muult tellimuse täitmises osalejalt.
Kui klient annab meile üle teiste inimeste andmeid sisaldava seadme, kinnitab ta, et tal on õigus seade tellitud tööks üle anda. Refact töötleb juhuslikult kättesaadavaks muutuvaid kolmandate isikute andmeid ainult minimaalselt vajalikus ulatuses.
5. Andmete esitamise kohustuslikkus
Kontakt- ja tellimusandmete esitamine on tavaliselt vajalik lepingu sõlmimiseks ja täitmiseks. Kui seadet ei saa tuvastada, riket pole kirjeldatud või kliendiga pole võimalik ühendust võtta, ei pruugi me saada tellimust vastu võtta või täita. Juurdepääsukoodi ei ole alati vaja. Kui klient ei soovi seda anda, lepime kokku piiratud kontrolli või palume kliendil seadme ise avada.
6. Andmete vastuvõtjad
Edastame andmeid ainult vajalikus ulatuses järgmistele vastuvõtjate kategooriatele:
- veebilehe ja tehnilise taristu teenusepakkujatele, sealhulgas Framerile ja tema alltöövõtjatele;
- e-posti, side-, veaseire- ja infoturbeteenuse pakkujatele;
- Google’ile, kui brauser laadib Google Fontsi fonte otse;
- kliendi valitud suhtluskanalite käitajatele, sealhulgas Telegramile ja WhatsAppile;
- LHV-le ning muudele pankadele või makseteenuse pakkujatele seoses maksetega;
- raamatupidajale, raamatupidamissüsteemi pakkujale, audiitorile ja kutselistele nõustajatele;
- varuosade tarnijatele, volitatud hooldustele, kulleritele ja kindlustusandjatele, kui see on konkreetse tellimuse jaoks vajalik;
- Maksu- ja Tolliametile, politseile, kohtutele ja muudele asutustele, kui avaldamine tuleneb seadusest või on vajalik õiguste kaitseks;
- isikule, kellele ettevõte või selle osa õiguspäraselt üle läheb, tingimusel et andmed on nõuetekohaselt kaitstud.
Teenusepakkujad saavad ainult vastava teenuse osutamiseks vajalikud andmed ning peavad järgima konfidentsiaalsus- ja turvanõudeid.
7. Andmete edastamine väljapoole Euroopa Majanduspiirkonda
Mõned taristu- ja sõnumiteenuste pakkujad võivad töödelda andmeid väljaspool Euroopa Majanduspiirkonda. Sellisel juhul põhineb edastamine Euroopa Komisjoni piisavusotsusel, Euroopa Komisjoni standardsetel andmekaitseklauslitel või muul IKÜM V peatükis lubatud kaitsemeetmel. Telegrami või WhatsAppi iseseisval valimisel töötleb vastav teenus andmeid ka oma tingimuste ja privaatsuspoliitika kohaselt.
8. Säilitamistähtajad
Me ei säilita andmeid kauem, kui töötlemise eesmärgiks vajalik:
- tellimuseta jäänud pöördumisi üldjuhul kuni 12 kuud viimasest kontaktist;
- tellimuse, remondi ja garantiiga seotud dokumente ning kirjavahetust üldjuhul 3 aastat pärast teenuse lõppu või kauem, kuni kehtib garantii, lahendatakse nõuet või püsib muu õiguslik vajadus;
- raamatupidamise algdokumente ja arvestusandmeid 7 aastat vastavalt Eesti raamatupidamisõigusele;
- juurdepääsukoode ja paroole töö lõpetamise või seadme tagastamiseni, olenevalt sellest, kumb toimub varem;
- seadme andmete ajutisi koopiaid üldjuhul tulemuse üleandmiseni, kuid mitte kauem kui 7 päeva, välja arvatud teistsuguse kokkuleppe või intsidendi korral;
- videosalvestisi kuni 30 päeva, välja arvatud uurimiseks või nõude kaitseks vajalikud väljavõtted;
- tehnilisi logisid ja veebistatistikat mõistliku turbevajaduse ning taristuteenuse pakkuja seadete kohaselt; koondandmeid võib säilitada kauem, kui nende põhjal ei ole inimest enam võimalik tuvastada.
Tähtaja lõppedes andmed kustutatakse, anonüümitakse või hävitatakse turvaliselt. Kui seadus, vaidlus või asutuse korraldus nõuab säilitamist, lükatakse kustutamine edasi ainult vajalikus ulatuses.
9. Küpsised ja välislingid
Käesoleva versiooni kuupäeval ei kasuta Refact veebilehel reklaamiküpsiseid, saitideülest jälgimist ega enda turunduspiksleid. Seetõttu ei küsita selliste küpsiste jaoks eraldi nõusolekut. Platvorm võib kasutada üksnes veebilehe toimimiseks ja turvalisuseks vajalikke tehnilisi salvestusvahendeid.
E-posti, telefoni, Telegrami, WhatsAppi, kaartide või muude teenuste lingid viivad vastavate teenusepakkujate veebilehele või rakendusse. Pärast lingi avamist kohaldatakse nende endi tingimusi ja privaatsuspoliitikat. Kui lisame tulevikus valikulise analüütika, reklaamitehnoloogia, manustatud video või muu jälgimisvahendi, uuendame poliitikat ja võtame vajaduse korral enne selle aktiveerimist kasutusele nõusolekumehhanismi.
10. Andmeturve
Rakendame proportsionaalseid korralduslikke ja tehnilisi meetmeid: piirame juurdepääsu tööks vajalikku teavet vajavate isikutega; kasutame kasutajakontosid ja juurdepääsukaitset; piirame seadmetest andmete kopeerimist; kustutame ajutised andmed; kaitseme füüsiliselt ruume ja seadmeid; valime sobivate turvameetmetega teenusepakkujaid; reageerime intsidentidele ning teavitame vajaduse korral järelevalveasutust ja puudutatud inimesi.
Ükski säilitamis- ega edastusviis ei välista riski täielikult. Võimaluse korral soovitame kliendil enne seadme üleandmist teha varukoopia ning mitte anda meile mittevajalikke andmeid ega püsiparoole.
11. Andmesubjekti õigused
IKÜMis sätestatud juhtudel on inimesel õigus:
- saada teavet ja koopia oma isikuandmetest;
- nõuda ebatäpsete andmete parandamist;
- nõuda andmete kustutamist;
- nõuda töötlemise piiramist;
- esitada vastuväide õigustatud huvil põhinevale töötlemisele;
- saada enda esitatud andmed masinloetaval kujul ja edastada need teisele vastutavale töötlejale, kui kohaldub andmete ülekandmise õigus;
- võtta nõusolek tagasi, ilma et see mõjutaks enne tagasivõtmist toimunud töötlemise seaduslikkust;
- esitada kaebus Andmekaitse Inspektsioonile, [www.aki.ee](http://www.aki.ee), või pöörduda kohtusse.
Õiguste teostamiseks kirjutage aadressil info@refact.ee. Vältimaks andmete avaldamist kõrvalisele isikule võime küsida mõistlikku isikusamasuse tõendamist. Vastame üldjuhul ühe kuu jooksul; keeruka taotluse korral võib tähtaega IKÜMis lubatud korras pikendada.
12. Poliitika muutmine
Võime poliitikat ajakohastada, kui muutuvad teenused, teenusepakkujad või õigusaktid. Kehtiv versioon avaldatakse veebilehel koos jõustumiskuupäevaga. Juba kogutud andmeid puudutavatest olulistest muudatustest teavitame sobival viisil, kui seadus seda nõuab.